Assistenzsystem einführen
Beteiligen und Befähigen
Worum geht es?
Unser Assistenzsystem lebt von dem Wissen, das in keiner Betriebsanleitung zu finden ist. Es ist in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden, aber bisher nicht dokumentiert. Die Ergebnisse des Projekts zeigen: Damit dieses Wissen aus den Köpfen in die Assistenzsoftware kommt, braucht es mehr als eine klassische Softwareschulung. Wir befähigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für das digitale Wissensmanagement ganzheitlich, basierend auf einem bildungswissenschaftlich und methodisch fundiertem Ansatz.
Das Alleinstellungsmerkmal unseres Ansatzes ist es, beteiligen (z. B. Mitarbeiter in die Auswahl von Pilotarbeitsbereichen einzubeziehen) und befähigen (z. B. Mitarbeiter für die Dokumentation ihres Erfahrungswissens zu empowern) zu verzahnen.
Sprechen Sie uns (Fraunhofer IFF und EUMEDIAS AG) gerne an!
Übertragbarkeit:
Unser Ansatz ist auf alle digitalen Tools übertragbar, mit denen mitarbeiterspezifisches Wissen dokumentiert und dieses im Arbeitsprozess abrufbar sein soll.
- Mehrwerte:
- Akzeptanz des Assistenzsystems
- Tipps und Tricks in Checklisten sind für alle Kollegen verständlich
- Erfahrene Mitarbeiter sind sensibelisiert, welches Wissen für ihre Kollegen nützlich ist
- Mitarbeiter übernehmen eigenverantwortlich Initiative für die Dokumentation des Erfahrungswissens im Arbeitsprozess
Materialiensammlung
Projektergebnisse zum Vorgehen
Leitlinien zur Personal- und Organisationsentwicklung in digitalen Veränderungsprozessen
Im Rahmen von Digitalisierungsprozessen jeglicher Art sehen sich Unternehmen mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Durch die Einführung einer neuen Technologie ändern sich bisherige Arbeitsprozesse. Neue Rollenbilder und Entscheidungswege entstehen. Die Kommunikations- sowie Kooperationsbeziehungen müssen neu gedacht und praktiziert werden.
Ein Rahmen für die Qualitäten des Vorgehens und des Miteinanders im Digitalisierungsprozess kann dazu beitragen, dass all diese Veränderungen menschzentriert gelingen. Einen solchen Rahmen bieten die Leitlinien für die Personal- und Organisationsentwicklung in digitalen Veränderungsprozessen.
Technisch-didaktisches Konzept
Wie gelingt es, mit digitalen Tools den Wissenstransfer in der Produktion zu gestalten?
Im Projekt »EVerAssist« wurden dafür drei technisch-didaktische Lösungsansätze entwickelt, die das Video anschaulich erklärt.
Befähigungsprogramm
Auch wenn Erfahrungswissen ein wesentlicher Bestandteil der Tätigkeiten von Instandhalter:innen ist, wird es für sie zur Herausforderung, sich dieses impliziten Wissens bewusst zu werden. Gerade dieses Wissen ist jedoch für eher unerfahrene Kolleg:innen so wertvoll.
Das Projekt EVerAssist konnte zeigen: Erfahrungsträger:innen erstellen solche Assistenzinhalte dann eigenverantwortlich, wenn sie selbst erleben, wie die durch sie dokumentierten Assistenzinhalte ihren Kolleg:innen bei der Bewältigung eher unbekannter oder variantenreicher Tätigkeiten helfen. Sie entwickeln zudem eigene Strategien, wie sie die Erstellung von Assistenzinhalten anpacken. Im Ergebnis geben sie eigenverantwortlich gute Assistenzinhalte ein.
Diese und weitere Effekte werden durch eine didaktische Prozessbegleitung erzielt, die an einer Empowerment-Strategie orientiert ist. Es richtet sich neben den erfahrenen und weniger erfahrenen Instandhalter:innen an drei weitere Zielgruppen (vgl. Kompetenzprofile). Die Empowerment-Strategie wird dadurch umgesetzt, dass die Mitarbeitenden in verschiedenen Formaten entlang des gesamten Prozesses beteiligt werden.
Phase 1: Visionsbildung
Welcher Bedarf kann und soll mit dem Assistenzsystem adressiert werden? Wo entsteht Nutzen durch die verbesserte Informationsbereitstellung im Arbeitsprozess? Welche Datenhaltungssysteme sollen angeschlossen werden? In welchen Pilotbereichen soll gestartet werden?
Akzeptanz und Empowerment beginnen da, wo ausgewählte Mitarbeiter schon zu Beginn einbezogen werden.
Link zum Download: Befähigungsbausteine in der Phase “Visionsbildung”
Phase 2: Entwicklung
Falls erforderlich, wird die Assistenztechnologie mit einem partizipativen Vorgehen angepasst.
Aber nicht nur technische Funktionen, sondern auch andere Vorbereitungen finden statt, wie z. B.:
– Befähigung von Erfahrungsträger:innen zur Eingabe erster Assistenzinhalte
– Auf- oder Ausbau einer geeigneten Ablagestruktur für Assistenzinhalte
– Erarbeitung von Redaktionsprozessen für Assistenzinhalte, die mit den zeitlichen und personalen Ressourcen der KMU zu stemmen sind (u.a. zur Prüfung neuer Inhalte)
Link zum Download: Befähigungsbausteine in der Phase “Entwicklung”
Phase 3: Erprobung
Das Assistenzsystem kommt mit ersten Inhalten in Pilotbereichen zum Einsatz.
Dabei werden die Mitarbeiter nicht allein gelassen. Wo hakt die Nutzung? Sind sie zufrieden? Sind alle erforderlichen Dokumente verfügbar und einfach auffindbar?
Realistische Ziele werden evaluiert, wie z. B. die Erstellung “fünf ‚guter’ Checklisten” , die von Mitarbeitern mit geringerer Erfahrung als nützlich empfunden werden.
Link zum Download: Befähigungsbausteine in der Phase “Erprobung”
Phase 4:
Reflexiver Roll-Out
Die partizipative Bewertung der Erprobungsphase und Erarbeitung der nächsten Schritte ist ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Einführung des Systems.
Worin unterscheiden sich weitere Einsatzfelder vom Pilotbereich? Was hat gut geklappt, um Mitarbeiter im Pilotbereich einzubinden und für die Eingabe von Assistenzinhalten zu befähigen? Was davon ist übertragbar und soll langfristig etabliert werden?
Link zum Download: Befähigungsbausteine in der Phase “Roll-Out”
Kompetenzprofile
Wer ist alles beteiligt, wenn der Wissenstransfer im Unternehmen digitalisiert wird? Welche Kompetenzen sind erforderlich?
Die im Projekt entwickelten Kompetenzprofile bieten einen Überblick.
Links zum Download:
– Kompetenzprofil “Endnutzerinnen”
– Kompetenzprofil “Nutzer:innen mit Erfahrungswissen”
– Kompetenzprofil “Zentrale Koordination Assistenzinhalte”